CONTENIDO
OBJETIVO Y ÁMBITO DE ACTUACIÓN
Viholabs, es una sociedad limitada, con personalidad jurídica propia que desarrolla sus actividades para el cumplimento de sus fines a partir de valores y principios éticos.
Comprometido con el respeto a la legalidad vigente y con las normas resultantes de su capacidad de autorregulación, VIHOLABS sitúa los valores recopilados en el presente Código Ético y de Conducta en la base de su actuación.
Este Código ha sido llamado a desarrollar y formalizar la visión y los principios de VIHOLABS y a servir de guía a sus profesionales en un entorno global, complejo y cambiante, en particular en el marco de las relaciones e interacciones que mantiene con sus clientes, proveedores y colaboradores.
La asunción de un Código Ético representa el compromiso expreso de VIHOLABS de aceptar unos criterios de conducta a cuyo estricto cumplimiento se vincula.
ALCANCE
Son destinatarios del Código Ético y de Conducta de VIHOLABS todos sus empleados, que deberán conocer y aceptar su contenido y obligarse a su cumplimiento en el momento de su incorporación a VIHOLABS, con independencia de la modalidad contractual por la que se vinculen o la posición que ocupen dentro de su organigrama.
Igualmente quedarán obligados por este Código quienes en cada momento formen parte de colaboraciones estrechas.
Las relaciones jurídicas que clientes, proveedores y cualesquiera terceros mantengan con VIHOLABS quedarán amparadas por los principios del presente Código, en todo aquello que les sea de aplicación.
Los sujetos anteriormente mencionados (en adelante, “personas sujetas” o “personal sujeto”) tendrán el deber de conocer y aplicar lo dispuesto en el presente Código.
VALORES Y PRINCIPIOS
Transparencia
Para VIHOLABS la transparencia es un mecanismo sobre el que sustenta su actividad pública, el derecho de acceso a la información sobre dicha actividad y el cumplimiento de las obligaciones de buen gobierno corporativo. Del mismo modo, la transparencia se configura como una pieza fundamental para el fomento de comportamientos éticos, para la contratación de servicios y el seguimiento de los mismos, para la gestión global de VIHOLABS y para la resolución de cualquier controversia que pudiese perjudicar los intereses de los colegiados.
Lealtad institucional
Las decisiones tomadas por VIHOLABS deben satisfacer los intereses corporativos a los que representa. Esta forma de actuar fomenta la cooperación institucional y da visibilidad a su compromiso con los valores, principios y funciones que constituyen su razón de ser.
Formación
Uno de los objetivos de VIHOLABS es procurar la mejora del nivel profesional y científico de los empleados y, para ello, vela por su adecuada y continua formación. De esta forma impulsa su excelencia en la prestación de servicios y comercialización de productos y facilita su adaptación a los nuevos y cambiantes entornos sociales y tecnológicos.
Salud pública
VIHOLABS, bien a iniciativa propia, bien en colaboración con instituciones públicas o privadas, participa en programas y campañas cuyo objetivo es la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad. Para ello realiza una importante labor de divulgación y sensibilización.
Sostenibilidad
Para VIHOLABS la sostenibilidad es un valor fundamental y una perspectiva transversal desde la que planifica su gestión global. La sostenibilidad debe ser entendida como fórmula a través de la que satisfacer las necesidades actuales de VIHOLABS y del personal sujeto al presente Código. La sostenibilidad se pone de manifiesto a través del compromiso del VIHOLABS con el crecimiento económico, el medio ambiente y el bienestar social.
Solidaridad
VIHOLABS se ha construido sobre los principios de solidaridad, cooperación y trabajo en equipo. Quienes trabajamos en VIHOLABS compartimos una misma meta y un mismo proyecto global y estamos dispuestos a poner en común nuestros logros y dificultades. El altruismo, la generosidad y el compromiso con quienes más lo necesitan son rasgos esenciales de la actividad diaria de VIHOLABS.
Responsabilidad
Para VIHOLABS responsabilidad es anticipación, es hacerse cargo de las consecuencias de nuestras acciones y decisiones, es saber responder a las expectativas legítimas del personal sujeto al presente Código, dando cuenta de los compromisos adquiridos más allá de lo estipulado en el marco jurídico vigente.
Deontología
Constituye una función esencial de VIHOLABS la ordenación, en el marco de sus competencias, y conforme a lo establecido en la legislación vigente, del ejercicio de la profesión en todos sus ámbitos y modalidades, velando por ello por el cumplimiento del Código Deontológico (conjunto de principios y reglas éticas que guían el desarrollo de la profesión farmacéutica) y vigilando potenciales desviaciones del mismo, con el fin de corregirlas e impedir su repetición.
Diálogo permanente
Las actividades desarrolladas por VIHOLABS se sustentan en el principio del diálogo fluido y permanente, con la finalidad de mejorar su relación con los distintos grupos de interés. Toda comunicación desarrollada por VIHOLABS se rige por los principios de transparencia, veracidad y respeto.
Ética
El comportamiento de las personas sujetas al presente Código debe basarse en criterios de ética -personal y profesional- y de responsabilidad.
Por ello, VIHOLABS vela por que en todo momento estas personas actúen de forma adecuada, diligente y honesta para que la imagen e información que se proyecte sea precisa, objetiva, completa, inmediata y veraz.
NORMAS GENERALES DE CONDUCTA
- Desarrollo de todas nuestras relaciones con respeto y responsabilidad Las personas sujetas al presente Código se comprometen con el respeto a los derechos humanos y a las libertades públicas reconocidas en la Declaración Universal de los Derechos Humanos y en los acuerdos internacionales promulgados al respecto. Por tanto, todas sus actividades profesionales deberán desarrollarse con total respeto y garantía a los mismos.
- Igualdad de oportunidades y no discriminación.
VIHOLABS se ha comprometido con un modelo de desarrollo profesional y promoción interna basado en los principios de competencia, mérito, capacidad e igualdad de oportunidades. Este modelo excluye y rechaza cualquier tipo de discriminación o conducta ofensiva basada en la raza, el estado civil, el sexo o la edad.
Las decisiones en materia de promoción se adoptarán en VIHOLABS conforme a criterios claros, objetivos y transparentes. Todos los empleados serán informados de las herramientas de evaluación de su rendimiento y valoración de sus resultados.
Adicionalmente, el personal sujeto al presente Código rechazará cualquier conducta ofensiva, amenazante, de acoso sexual, abuso de autoridad, discriminación, difamación o cualquier otra forma de agresión física, moral o psicológica.
- Seguridad y salud laboral
VIHOLABS pone a disposición del personal sujeto al presente Código los elementos de seguridad que son necesarios y adecuados a cada puesto de trabajo o al tipo de actividad que se desarrolle, fomentando al mismo tiempo las medidas preventivas que resulten apropiadas.
El personal sujeto debe conocer y cumplir las normas de seguridad y salud en el trabajo y comprometerse a observar las medidas de prevención de riesgos laborales sobre las que VIHOLABS le informe y que ponga a su disposición.
VIHOLABS se compromete a conducir sus actividades de manera que se alcance el nivel de seguridad óptimo en sus procesos y servicios, prestando especial atención a la protección integral del personal sujeto al presente Código.
- Profesionalidad en el trabajo
Las personas sujetas a este Código desarrollarán sus funciones conforme a las competencias que les estén atribuidas por razón de sus puestos y cargos.
Perseguirán siempre la obtención de los mejores resultados, con la mayor eficacia y al menor coste posible, siguiendo siempre las pautas recibidas y aquellas que, según su respectiva formación, resulten en cada caso pertinentes.
- Integridad de la información financiera
Los empleados y quienes en cada momento formen parte de los órganos rectores y estatutarios de VIHOLABS, garantizarán la integridad de la información económica de VIHOLABS y se asegurarán de que ésta refleje fielmente su realidad financiera y patrimonial, de acuerdo con las normas nacionales e internacionales que en esta materia les sean de aplicación. A estos efectos, no podrán modificar, manipular, ocultar o distorsionar los registros e informes contables de VIHOLABS, y deberán velar, en el marco de sus competencias, por que ésta sea completa, precisa y veraz.
- Aceptación, ofrecimiento, solicitud y recepción de regalos y atenciones. El personal sujeto al presente Código no aceptará, ofrecerá, recibirá ni solicitará para sí o para un tercero, regalos, comisiones, retribuciones o atenciones, y ninguna otra clase de favor por parte de persona física o jurídica alguna con la que pretenda mantener o mantenga relación o vínculo. Todo ello con el fin de evitar que la objetividad y honestidad de dichas relaciones puedan verse, directa o indirectamente, influidas o afectadas.
Excepcionalmente, se permite el intercambio de regalos o atenciones cuando éstos no sean contrarios a los valores de ética y transparencia adoptados por VIHOLABS, se entreguen o reciban en virtud del uso social de cortesía generalmente aceptado, tengan un valor simbólico o económicamente irrelevante, o cuando estén permitidos por la legislación aplicable (en caso de duda, deberá decidir al respecto el superior jerárquico).
- Integridad en los negocios.
El personal sujeto al presente Código no ofrecerá ni realizará, de forma directa o indirecta, ningún pago en metálico, en especie o de cualquier modo, para obtener o mantener, ilícitamente, negocios u otras ventajas. Tampoco realizará ni ofrecerá, de forma directa o indirecta, pagos en metálico, en especie o cualquier otro beneficio, con la intención de abusar de su influencia, real o aparente, para obtener cualquier negocio u otra ventaja.
De igual modo, no cabrá realizar ni ofrecer, de forma directa o indirecta, ningún pago en metálico o en especie o cualquier otro beneficio, cuando se tenga conocimiento de que todo o parte del dinero o de la especie es ofrecido o entregado, directa o indirectamente, a cualquier entidad, pública o privada, con cualquiera de los propósitos mencionados con anterioridad.
- Uso adecuado de los recursos y activos sociales de VIHOLABS.
VIHOLABS pone a disposición de las personas sujetas al presente documento, los recursos (materiales, técnicos, tecnológicos, etc.) necesarios para el desempeño de su actividad.
Estas personas tienen la obligación y la responsabilidad de usar dichos recursos sólo para fines profesionales, nunca para beneficio personal o para el desempeño de actividades que no estén relacionadas directamente con las funciones que le hayan sido atribuidas, conforme al organigrama en vigor de VIHOLABS, al Manual de funciones, a los Estatutos y restantes reglamentaciones.
De igual forma, las personas sujetas tienen la obligación de no descargar o tratar información que pueda vulnerar derechos, infringir la legislación vigente, el contenido del presente Código, o de cualquier modo afectar a la buena imagen, honor y reputación de VIHOLABS .
- Uso responsable de los recursos informáticos y sistemas de comunicación.
Los recursos informáticos y sistemas de comunicación provistos por VIHOLABS, y especialmente el correo electrónico e Internet, deben ser usados única y exclusivamente para el desempeño de las funciones del personal sujeto. VIHOLABS podrá someter su uso a seguimiento o auditorías en cualquier momento.
- Prevención y gestión de los conflictos de interés.
VIHOLABS considera que la relación con las personas sujetas al presente documento debe basarse en la lealtad que nace de unos intereses comunes.
Durante el desempeño de sus responsabilidades y funciones en VIHOLABS, estas personas deben actuar con lealtad, atendiendo a la defensa de los intereses corporativos y evitando situaciones que puedan dar lugar a conflictos entre sus intereses personales y los de VIHOLABS.
Estos conflictos aparecen en aquellas circunstancias en que los intereses personales, de forma directa o indirecta, son contrarios o entran en colisión con los propios de la institución, interfieren en el recto cumplimiento de sus deberes y responsabilidades profesionales o le involucran a título personal en alguna transacción u operación.
Cuando el personal sujeto tenga conocimiento o sospecha de que existe una situación que genere o pueda generar un conflicto de intereses deberá informar a VIHOLABS.
- Confidencialidad de la Información.
El personal sujeto al presente Código ha de respetar la privacidad de la información a fin de mostrar consideración y respeto hacia las personas y lealtad hacia VIHOLABS. Deberá tratar con sumo cuidado la información personal y privada de las personas con quienes se mantengan relaciones como consecuencia del desarrollo de las actividades y funciones que le son propias, garantizando el derecho a la intimidad y protegiendo los datos de carácter personal.
Así, la actuación del personal sujeto deberá orientarse a:
- No divulgar información que pueda dañar la imagen y reputación de VIHOLABS.
- Informar a los superiores en caso de tener noticia o sospecha de posibles fil
- Solicitar valoración e instrucción a los respectivos responsables cuando surjan dudas acerca del tratamiento adecuado de la información, en particular cuando del uso de la misma puedan derivarse actuaciones de competencia desleal o afectar a la libre competencia.
- Guardar secreto sobre datos e informaciones a las que se tenga acceso por el desempeño de su actividad, aunque no esté explícitamente indicado el deber de no revelarlas.
- Respetar de manera escrupulosa la normativa vigente en materia de Protección de Datos de Carácter Personal aplicando las medidas de seguridad que en cada caso resulten pertinentes.
- No utilizar nunca la información privada o personal a la que se tenga acceso como consecuencia del ejercicio de funciones propias para beneficio personal.
- No divulgar ni contribuir a difundir rumores sobre el personal sujeto al presente Código, ni realizar o promulgar comentarios infundados sobre la marcha de VIHOLABS.
- Imagen y reputación corporativa
VIHOLABS considera su imagen corporativa como un activo fundamental. Por ello, el personal sujeto a este Código deberá vigilar cualquier uso de los logos y marcas de VIHOLABS. Igualmente velará por que el uso que de los mismos hagan terceras partes vaya siempre precedido de la debida autorización, todo ello con el fin de preservar la confianza de los colegiados y no perjudicar la reputación institucional de VIHOLABS.
Igualmente, las personas sujetas a este Código han de ser especialmente diligentes en sus intervenciones públicas, con independencia del medio o entorno en que se produzcan (prensa escrita, redes sociales, conferencias, etc.), siempre que actúen en nombre de VIHOLABS, proyecten los intereses de la misma o hagan uso de sus recursos, activos o instalaciones.
- Independencia y consenso.
VIHOLABS ejerce sus funciones con plena transparencia, autonomía e independencia de cualquier formación política, creencia religiosa o grupo de presión. No obstante, el personal sujeto al presente Código puede participar o vincularse libremente a cuantas formaciones políticas o confesiones considere de interés, siempre que sea a título estrictamente personal y que para ello no haga uso del nombre y de los recursos de VIHOLABS.
- Protección del medio ambiente.
VIHOLABS desarrolla su actividad desde el respeto al medio ambiente, cumpliendo con las disposiciones de la normativa de esta naturaleza que le son de aplicación y minimizando el impacto de sus actividades sobre el mismo.
El personal sujeto al presente Código debe conocer y asumir la política de protección medioambiental y actuar en todo momento de acuerdo con los criterios de respeto y sostenibilidad en que se inspira. Asimismo, debe adoptar hábitos y conductas relacionados con las buenas prácticas medioambientales y contribuir positiva y eficazmente al logro de los objetivos establecidos.
- Responsabilidad Social Corporativa.
VIHOLABS manifiesta su compromiso con los principios de la Responsabilidad Social Corporativa, promoviendo y contribuyendo de forma activa y voluntaria al desarrollo social y económico. Uno de los principales valores y principios del proyecto de VIHOLABS es velar por la integración social de colectivos con especiales dificultades y en riesgo de exclusión social, promoviendo aquellas iniciativas que faciliten su acceso a la asistencia sanitaria y a la atención farmacéutica.
Desde VIHOLABS colaboramos, en la medida de nuestros recursos y capacidades, con aquellas iniciativas que nos ayudan a profundizar en nuestro compromiso con la sociedad y a contribuir al desarrollo integral de los individuos implicados. Nuestro propósito es afrontar problemas y retos sociales, mediante la colaboración con instituciones relevantes que nos permitan alcanzar este fin.
ACEPTACIÓN Y CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO
El presente Código Ético y de Conducta es de obligado cumplimiento para todas las personas sujetas al mismo en el marco de su alcance, y para aquellos terceros que se hayan comprometido voluntariamente a cumplirlo.
VIHOLABS comunicará y difundirá el contenido de este documento. Todas las personas sujetas al Código deberán comprometerse de forma expresa con su cumplimiento.
VIHOLABS requerirá al personal sujeto que manifieste formalmente que conoce y cumple las pautas de conducta que establece este Código y llevará a cabo sesiones de formación sobre los diferentes aspectos que integra.
Su incumplimiento se analizará de acuerdo con los Estatutos, procedimientos y políticas internas y disposiciones legales vigentes, aplicando, en cada caso, las sanciones que resulten procedentes de conformidad con lo establecido en la normativa que resulte de aplicación.
Cualquier duda que pueda surgir sobre la interpretación o aplicación de este Código deberá consultarse con el superior jerárquico, conforme a lo establecido en el Organigrama de VIHOLABS .
Nadie, independientemente de su nivel o posición, está autorizado a solicitar a un empleado que contravenga lo establecido en el presente Código. Ningún empleado puede justificar una conducta impropia amparándose en una orden superior o en el desconocimiento de este Código.
PUESTA EN FUNCIONAMIENTO
VIHOLABS mantiene el presente Código Ético y de Conducta accesible a través de su web corporativa y ha establecido canales adecuados para comunicar (o denunciar) todo tipo de vulneraciones o sospechas de infracción o incumplimiento del mismo u otro tipo de aspectos relacionados con la ética empresarial.
Queda garantizada la confidencialidad de los autores de las denuncias que serán protegidos de cualquier potencial represalia, sin perjuicio de las obligaciones legales y de protección de los derechos de las empresas o de terceros, incluidos los de quienes trabajan o colaboran con VIHOLABS.
La persona que se encuentre en situación de conflicto con los principios del presente Código Ético y de Conducta estará obligada a informar al respecto y proceder a la oportuna comunicación.
VIGENCIA
El presente Código Ético y de Conducta ha sido aprobado por la Junta de Gobierno de VIHOLABS el 12 de abril de 2022 entrando en vigor al día siguiente al de su publicación en la web.
El Código se mantendrá vigente mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.
El Código Ético y de Conducta de VIHOLABS se revisará y actualizará periódicamente por la Junta de Gobierno, teniendo en cuenta para ello las distintas sugerencias y propuestas que se realicen y los compromisos adquiridos por el VIHOLABS en materia de responsabilidad social y buen gobierno.
La información contenida en el presente documento es propiedad de VIHOLABS y no puede ser copiada, usada o divulgada total o parcialmente, ni de ningún modo ni por ningún medio transmitida (ya sea electrónico, mecánico, reprográfico, de grabación o de cualquier otra naturaleza) ajeno a VIHOLABS sin recabar previo permiso escrito de persona autorizada.
CONTENT
OBJECTIVE AND SCOPE OF ACTION
Viholabs is a limited liability company with its own legal personality that carries out its activities in accordance with its ethical values and principles.
Committed to respecting the current legislation and the regulations resulting from its self-regulation capacity, VIHOLABS bases its actions on the values compiled in this Code of Ethics and Conduct.
This Code has been designed to develop and formalize VIHOLABS’ vision and principles and to serve as a guide for its professionals in a global, complex, and changing environment, particularly in the framework of relationships and interactions with its clients, suppliers, and collaborators.
Adopting a Code of Ethics represents VIHOLABS’ express commitment to accept certain criteria of conduct to which it adheres strictly.
SCOPE
The VIHOLABS Code of Ethics and Conduct applies to all its employees, who must be aware of and accept its content and commit to complying with it upon joining VIHOLABS, regardless of the contractual modality by which they are bound or their position within the organizational chart.
Those who are part of close collaborations are also bound by this Code.
The legal relationships that clients, suppliers, and any third parties have with VIHOLABS are governed by the principles of this Code, in all applicable aspects.
The aforementioned individuals (hereinafter referred to as “subject persons” or “subject personnel”) have the duty to know and apply the provisions of this Code.
VALUES AND PRINCIPLES
Transparency
For VIHOLABS, transparency is a mechanism that underpins its public activities, the right to access information about such activities, and the fulfillment of good corporate governance obligations. Likewise, transparency is a fundamental piece for fostering ethical behavior, contracting services, and monitoring them, managing VIHOLABS globally, and resolving any disputes that may harm the interests of its members.
Institutional loyalty
Decisions made by VIHOLABS must satisfy the corporate interests it represents. This approach fosters institutional cooperation and highlights its commitment to the values, principles, and functions that constitute its raison d’être.
Training
One of VIHOLABS’ objectives is to improve the professional and scientific level of its employees and, to that end, ensures their adequate and continuous training. This way, it promotes excellence in service provision and product commercialization and facilitates adaptation to new and changing social and technological environments.
Public health
VIHOLABS, either on its own initiative or in collaboration with public or private institutions, participates in programs and campaigns aimed at promoting health and preventing disease. For this purpose, it carries out important dissemination and awareness-raising activities.
Sustainability
For VIHOLABS, sustainability is a fundamental value and a cross-cutting perspective from which it plans its global management. Sustainability should be understood as a way to meet the current needs of VIHOLABS and the personnel subject to this Code. Sustainability is demonstrated through VIHOLABS’ commitment to economic growth, environmental protection, and social well-being.
Solidarity
VIHOLABS has been built on the principles of solidarity, cooperation, and teamwork. Those of us who work at VIHOLABS share the same goal and a global project, and we are willing to share our achievements and challenges. Altruism, generosity, and commitment to those in need are essential aspects of VIHOLABS’ daily activities.
Responsibility
For VIHOLABS, responsibility is about anticipating, taking charge of the consequences of our actions and decisions, and meeting the legitimate expectations of the personnel subject to this Code, going beyond what is stipulated within the legal framework.
Deontology
A key function of VIHOLABS is the regulation, within its competencies and in accordance with current legislation, of the practice of the profession in all its areas and modalities. This includes ensuring compliance with the Deontological Code (a set of ethical principles and rules that guide the development of the pharmaceutical profession) and monitoring potential deviations from it to correct and prevent their recurrence.
Permanent dialogue
The activities carried out by VIHOLABS are based on the principle of fluid and permanent dialogue, aiming to improve its relationship with different stakeholders. All communication developed by VIHOLABS adheres to principles of transparency, truthfulness, and respect.
Ethics
The behavior of the personnel subject to this Code should be based on personal and professional ethics and responsibility.
Therefore, VIHOLABS ensures that these individuals always act appropriately, diligently, and honestly so that the projected image and information are accurate, objective, complete, immediate, and truthful.
GENERAL RULES OF CONDUCT
i. Development of all our relationships with respect and responsibility
The personnel subject to this Code commit to respecting human rights and public freedoms as recognized in the Universal Declaration of Human Rights and relevant international agreements. Consequently, all professional activities must be conducted with total respect and guarantee of these rights.
ii. Equal opportunities and non-discrimination
VIHOLABS is committed to a model of professional development and internal promotion based on principles of competence, merit, ability, and equal opportunities. This model excludes and rejects any discrimination or offensive behavior based on race, marital status, gender, or age.
Promotion decisions at VIHOLABS are made according to clear, objective, and transparent criteria. All employees are informed of the tools for evaluating their performance and assessing their results.
Additionally, the personnel subject to this Code must reject any offensive, threatening, sexually harassing, abusive, discriminatory, defamatory, or any other form of physical, moral, or psychological aggression.
iii. Occupational health and safety
VIHOLABS provides the necessary and appropriate safety elements for each job position or type of activity and promotes appropriate preventive measures.
The personnel subject to this Code must be aware of and comply with occupational health and safety regulations and commit to observing the risk prevention measures that VIHOLABS informs them about and provides.
VIHOLABS is committed to conducting its activities to achieve an optimal level of safety in its processes and services, paying special attention to the comprehensive protection of the personnel subject to this Code.
iv. Professionalism at work
The personnel subject to this Code will perform their functions in accordance with the competencies assigned to their positions.
They will always strive to achieve the best results with maximum efficiency and minimum cost, following the guidelines received and those that, according to their training, are relevant in each case.
v. Integrity of financial information
Employees and those who are part of VIHOLABS’ governing and statutory bodies guarantee the integrity of VIHOLABS’ financial information and ensure that it accurately reflects its financial and asset situation, in accordance with the applicable national and international standards. For this purpose, they must not modify, manipulate, conceal, or distort VIHOLABS’ accounting records and reports and must ensure, within their competencies, that this information is complete, accurate, and truthful.
vi. Acceptance, offering, solicitation, and receipt of gifts and courtesies
The personnel subject to this Code will not accept, offer, receive, or solicit for themselves or a third party any gifts, commissions, compensations, or courtesies, and any other type of favor from any individual or legal entity with whom they intend to maintain or maintain a relationship or link. This is to avoid that the objectivity and honesty of such relationships may be directly or indirectly influenced or affected.
Exceptionally, the exchange of gifts or courtesies is allowed when they are not contrary to the ethical values and transparency adopted by VIHOLABS, are given or received based on generally accepted social courtesy, have a symbolic or economically insignificant value, or are permitted by applicable law (in case of doubt, the hierarchical superior should decide).
vii. Business integrity
The personnel subject to this Code will not offer or make, directly or indirectly, any cash, in-kind, or other payments to obtain or maintain illicitly business or other advantages. Nor will they make or offer, directly or indirectly, cash, in-kind, or any other benefits with the intention of abusing their real or apparent influence to obtain any business or other advantage.
Similarly, no direct or indirect cash or in-kind payments or any other benefits shall be made or offered when it is known that all or part of the money or in-kind payment is offered or delivered, directly or indirectly, to any public or private entity for any of the aforementioned purposes.
viii. Proper use of VIHOLABS’ resources and assets
VIHOLABS provides the resources (material, technical, technological, etc.) necessary for the performance of its activities to the personnel subject to this document.
These individuals have the obligation and responsibility to use these resources solely for professional purposes, never for personal benefit or for activities unrelated to the functions assigned to them, according to VIHOLABS’ current organizational chart, the Manual of Functions, the Statutes, and other regulations.
Similarly, the personnel subject to this document have the obligation not to download or handle information that may violate rights, infringe current legislation, the content of this Code, or in any way affect the good image, honor, and reputation of VIHOLABS.
ix. Responsible use of IT resources and communication systems
The IT resources and communication systems provided by VIHOLABS, especially email and the Internet, should be used exclusively for the performance of the personnel’s functions. VIHOLABS may monitor or audit their use at any time.
x. Prevention and management of conflicts of interest
VIHOLABS considers that the relationship with the personnel subject to this document must be based on loyalty derived from common interests.
During the performance of their responsibilities and functions at VIHOLABS, these individuals must act with loyalty, defending corporate interests and avoiding situations that may give rise to conflicts between their personal interests and those of VIHOLABS.
These conflicts arise in circumstances where personal interests, directly or indirectly, are contrary to or conflict with those of the institution, interfere with the proper performance of their professional duties and responsibilities, or involve them personally in any transaction or operation.
When the personnel subject to this document become aware of or suspect a situation that generates or may generate a conflict of interest, they must inform VIHOLABS.
xi. Confidentiality of Information
The personnel subject to this Code must respect the privacy of information to show consideration and respect for individuals and loyalty to VIHOLABS. They must handle personal and private information with the utmost care, guaranteeing the right to privacy and protecting personal data.
Therefore, the actions of the personnel subject should be oriented to:
-
Not disclosing information that may damage VIHOLABS’ image and reputation.
-
Informing superiors if they become aware of or suspect possible leaks.
-
Requesting evaluation and instruction from the respective responsible parties when there are doubts about the proper handling of information, particularly when its use may result in unfair competition or affect free competition.
-
Keeping secret any data and information they have access to while performing their duties, even if the duty of confidentiality is not explicitly indicated.
-
Strictly complying with current regulations on Personal Data Protection by applying relevant security measures.
-
Never using personal or private information they have access to due to their functions for personal gain.
-
Not disclosing or contributing to spreading rumors about the personnel subject to this Code, nor making or promoting unfounded comments about VIHOLABS’ operations.
xii. Corporate image and reputation
VIHOLABS considers its corporate image a fundamental asset. Therefore, the personnel subject to this Code must monitor any use of VIHOLABS’ logos and brands. They must also ensure that third parties’ use of them is always preceded by proper authorization to preserve members’ trust and protect VIHOLABS’ institutional reputation.
Similarly, the personnel subject to this Code must be especially diligent in their public interventions, regardless of the medium or context in which they occur (written press, social media, conferences, etc.), whenever they act on behalf of VIHOLABS, project its interests, or use its resources, assets, or facilities.
xiii. Independence and consensus
VIHOLABS performs its functions with full transparency, autonomy, and independence from any political formation, religious belief, or pressure group. However, the personnel subject to this Code may freely participate in or associate with any political formations or confessions they consider of interest, provided it is strictly personal and without using VIHOLABS’ name and resources.
xiv. Environmental protection
VIHOLABS conducts its activities with respect for the environment, complying with applicable environmental regulations and minimizing the impact of its activities on it.
The personnel subject to this Code must be aware of and adopt VIHOLABS’ environmental protection policy and act at all times according to the respect and sustainability criteria it is based on. They must also adopt habits and behaviors related to good environmental practices and contribute positively and effectively to achieving the established objectives.
xv. Corporate Social Responsibility
VIHOLABS demonstrates its commitment to the principles of Corporate Social Responsibility, actively and voluntarily promoting and contributing to social and economic development. One of the main values and principles of VIHOLABS’ project is ensuring the social integration of groups with special difficulties and at risk of social exclusion, promoting initiatives that facilitate their access to healthcare and pharmaceutical care.
At VIHOLABS, we collaborate, to the extent of our resources and capabilities, with initiatives that help deepen our commitment to society and contribute to the comprehensive development of the individuals involved. Our purpose is to address social problems and challenges by collaborating with relevant institutions to achieve this goal.
ACCEPTANCE AND COMPLIANCE WITH THE CODE
The present Code of Ethics and Conduct is mandatory for all individuals subject to it within its scope and for those third parties who have voluntarily committed to complying with it.
VIHOLABS will communicate and disseminate the content of this document. All individuals subject to the Code must expressly commit to its compliance.
VIHOLABS will require the personnel subject to formally declare that they know and comply with the conduct guidelines established in this Code and will conduct training sessions on the various aspects it includes.
Non-compliance will be analyzed according to the Statutes, internal procedures and policies, and current legal provisions, applying the appropriate sanctions in each case in accordance with the applicable regulations.
Any doubts about interpreting or applying this Code should be consulted with the hierarchical superior, as established in VIHOLABS’ Organizational Chart.
No one, regardless of their level or position, is authorized to request an employee to contravene what is established in this Code. No employee can justify improper conduct by citing a superior’s order or ignorance of this Code.
IMPLEMENTATION
VIHOLABS maintains this Code of Ethics and Conduct accessible through its corporate website and has established appropriate channels to communicate (or report) any type of violation or suspected infringement or non-compliance with it or other aspects related to business ethics.
The confidentiality of the authors of the reports is guaranteed, and they will be protected from any potential retaliation, without prejudice to legal obligations and the protection of the rights of companies or third parties, including those who work or collaborate with VIHOLABS.
Anyone who finds themselves in conflict with the principles of this Code of Ethics and Conduct is obliged to inform and proceed with the appropriate communication.
VALIDITY
This Code of Ethics and Conduct was approved by the VIHOLABS Board of Directors on April 12, 2022, and comes into effect the day after its publication on the web.
The Code will remain in force until it is modified or repealed by a subsequent one.
The VIHOLABS Code of Ethics and Conduct will be periodically reviewed and updated by the Board of Directors, taking into account the various suggestions and proposals made and VIHOLABS’ commitments in terms of social responsibility and good governance.
The information contained in this document is the property of VIHOLABS and may not be copied, used, or disclosed in whole or in part, nor transmitted in any way or by any means (whether electronic, mechanical, reprographic, recording, or any other nature) outside VIHOLABS without prior written permission from an authorized person.